市民への給付金申請が締切日を過ぎた場合、役所は申請を受け付けないでしょう。 一方、補助金を支給されている団体からの提出書類は日付を遡って処理していたというちょっと信じられないような事案について、原因と市として今後の対応を確認しました。
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今回、財政援助団体監査結果報告として、「にしのみや起業家支援センター運営事業補助金交付要綱（以後、交付要綱）」に基づいて交付された補助金についての監査実施報告が記載されています。
①
報告書では、一部抜粋しますと、
「ウ 補助事業等実績報告書の審査及び補助金の確定時期
交付要綱では、第６条第１項の規定により、補助事業が完了したときは、60日以内に事業実績報告書に必要な資料を添え、市長に提出することを義務付け、同条第２項では、市長は当該事業実績の報告を受けたときは、報告内容の確認等を行い、補助金等確定通知書により通知することを定めている。」
とあります。しかし、実際には、
「本件では、団体からの実績報告書の日付は補助事業の完了期日である７年３月31日となっており、市が発した補助金確定通知の日付も同年３月31日となっていた。市が実績報告書を収受した日付は書類上確認できなかったが、所管部局によれば、実績報告書の提出及び補助金の確定のいずれも７年４月上旬とのことであり、実績報告書や補助金確定通知書の日付は事務の実態に即した日付ではなく、日付を遡って処理されていた。また、提出を受けた実績報告書について、市は収受の手続きを特に行っていないとのこと」でした。
【Q】
市民への給付金であれば、申請期日を過ぎた場合に遡って受け付けるという対応はないと思うが、交付要綱では補助事業完了後60日以内の提出、補助金等確定通知書の通知となっているにもかかわらず、事務の実態に即した日付でなく、遡って日付を処理したのはなぜか。その必要性はあったのか。
【A】
補助金交付事務において、実務の実態に即した日付となっていなかった経緯でございますが、実績報告書などの受領が年度をまたぐ処理とした場合、書類が２か年度にわたり、ファイル管理が複雑化することを防ぐため、慣行として行ってきたものでございます。
②
P10の所管部局に対する監査委員の意見では、
「事務の実態に即した日付ではなく、日付を遡って処理することは、行政に対する信頼を損なうことにもつながるものであるから、財政課や会計課等の関係課と協議して、補助金確定の時期やそれに至る事務処理の方法について整理されたい。」とあります
【Q】
これは産業文化局だけの問題ではなく、他の部局においても同様の事例があれば適切な対応が必要だが見解は。
【A】
他の補助金所管課にも確認したところ、同様の事例が少なからず見られました。補助金の交付にあたっては、「補助金等の取扱いに関する規則」に沿って適切な事業実施が必要であることから、実務面でのガイドラインとなる「補助金制度に関する指針」に、事務処理上のポイントなどを追記した上で補助金制度を所管する政策局から改めて全庁に通知するなど、適切な事務処理について、周知徹底を図ってまいります。
【再質問】
答弁では、「事務の実態に即した日付ではなく、遡って日付を処理した」理由について、「書類が２か年度にわたり、ファイル管理が複雑化」することを防ぐためとのことでした。そのために、日付を遡って処理することもなく、かといって、補助金を交付されている団体に対して報告書の年度内提出を無理に求めるということもあるべきではないと考えます。今後こういった事例はなくなるという認識で良いですか。
【A】
認識の通りです。
